本記事では、課題管理表の目的とその使い方について解説します。
課題管理表は「基本的なプロジェクト管理ツールの1つ」ですが、しっかり活用すれば絶大な効果を発揮します。
・上司から課題管理表を作れと言われたが、作り方が分からない。
・プロジェクト(複数人で仕事をする際)で課題管理表を使っていない。
・そもそも、問題と課題の違いが分からない。
という方は、本記事を読み、是非とも次の日から活用してみてくださいね。
また、記事内では、実際の課題管理表（Excelテンプレート）をダウンロードできます。
課題管理表とは？その使用目的と有効性
課題管理表はプロジェクトの課題をスムーズに実行するために存在します。
具体的には、プロジェクト課題の5W1(主に、対応方針/期限/担当者)を明らかにすることで、その課題の実行を管理・補助します。
これによる、効果は絶大で、今ではどんなプロジェクトの現場においても用いられるツールの1つとなっています。
実際の使用例
そもそもプロジェクトが始まる前に、やる事、担当者、期限が決まっていれば、それはスケジュールやToDoリスト化できています。
(プロジェクトではWBSやガントチャートを使いますね。）
しかしながら、実際のプロジェクトにおいては、最初に決めていなかったタスクや問題が必ず発生します。
従って、課題管理表にて、「具体的に何をしなければならないのか」という課題定義と「どう対処していくか」という方針を決定します。
具体的には、下記の課題管理表のように、表形式で課題とその対処方法を決定します。
注意点は「曖昧な表現をしない」ことです。
曖昧なものを明らかにするのが、課題管理表の役割の1つですので、曖昧な記載方法はやめましょう。（例えば、○○だと思うというような書き方です。）
テンプレートのダウンロード
本記事で紹介したテンプレートは下記よりダウンロード下さい。筆者お手製で無料です。
そもそも、課題とは？ 問題との違いについて。
そもそも、課題って何？何を書けばいいの？という方は、課題を理解するために、「問題と課題の違い」を理解しましょう。
問題とは実際に起こった事象の事を指します。
例えば、「転んで出血した」というのが問題です。
それに対して、課題というのは「問題を対処するための対応内容」を意味します。
例えば、「転ばないように滑り止めをつける。」や「転んだ人へ止血をする」などです。引き起こりそうなこと、引き起こったことの原因を分析し、対処する。それが課題となります。
因みに、「転ばないように滑り止めをつける。」はまだ引き起こっいない問題への対処のため、正しくは「リスク」となります。大きいプロジェクトでは、リスク管理として、別途管理することもありますが、課題とリスクを纏めて「課題」と呼ぶケースが殆どなので、予備知識として覚えておいてくださいね。
