本記事では、PowerPointでの資料作成で相手に伝わるノウハウを共有します。
・上司からは提案資料の作成を依頼されたけど、どこから書けばよいか分からない。
・企画資料や提案資料がよく分からないと言われる。
というには必見です。
4つのSTEPで紹介しますので、是非実践してみてください。
STEP① 資料作成の「目的」と「目標」を設定する。
まず、この資料を説明する方(もしくは、資料上の対象者)に、どんな行動を起こしてほしいか、言わば資料を作成して伝える「目的」と「目標」を明確にします。
目的がブレると、目標がブレ、目標がブレると資料の構成や内容の深さがブレるためです。
例えば、資料の対象が「○○について悩んでいる人」か「○○の技術をさらに高めたい人」かで、資料の内容の情報の粒度が変わるのは明確だと思います。
このSTEPが一番重要なものになります。
本記事を例にすると、
目的：「企画資料の作り方に困っている人の悩みを解決する(PowerPioint)」
目標：「この記事を読んだ50%以上の人が、企画資料の作成を次の日から実際に進める事ができるようになる。」
STEP②章立てを決める。
次に、STEP①で設定した目標を達成するための具体的な主張を文章化します。
もし、主張が複数に分かれる場合は、章として分けましょう。
また、主張は全体を通して大きな主張とその主張をさらに分割した主張があると分かりやすくなります。
例えば、「この記事を読んだ50%以上の人が、企画資料の作成を次の日から実際に進める事ができるようになる。」＝「目標」
そのためには、「下記4つのSTEPで資料を作成するとよい」=「全体の主張」
章立てとしては、
・STEP①(分割した主張)
・STEP②(分割した主張)
・STEP③(分割した主張)
・STEP④(分割した主張)
主張を一言でまとめる際、「3つあります」というように、複数の観点がある場合は章も「3つ」に分けましょう。
これは、１つのスライドで複数の主張があると、主張の支える根拠を複数記載することになり、分かりにくくなってしまうためです。
STEP③それぞれの章で言いたいこと＝「主張」(メッセージライン)を作る。
次にそれぞれの章の主張をを具体的な文章にします。
本記事を例にすると、「STEP①は資料作成の「目的」と「目標」を明確にすることである。」
というように、具体的なメッセージをスライドの左上に記載していきます。
メッセージはできる限り、40文字以内で収まるメッセージになるようにしてください。
「○○～なので、○○です」というような、理由は不要です。「○○するには○○である」というような主要のみを文書化してください。
STEP④それぞれのメッセージラインのより具体的な内容及びその根拠をPowerの本文へ記載する。
次に、STEP③で書いた主張を支える根拠を残りの部分に記載します。
できる限り、図解や表を使用して、その補足としての文章という構成が分かりやすいです。慣れないうちは文章でも十分伝わると思いますので、まずは主張を支える根拠を記載するというのを意識して書いてみましょう。
例として、実際にスライドにしたものを以下に掲載します。
まとめ
以上、４つのSTEPの資料を作成する事で、納得感のある構成になると思います。
今回紹介した4つのステップで是非一度試してみてくださいね。
少しでも資料作成の手助けとなれば幸いです。
ではまた。
